Elle permet de recueillir les informations nécessaires pour optimiser l'évaluation. Il est souhaitable de la compléter et de l'adresser par courrier électronique lors d'une demande d'inspection. Elle peut utilement être adressée spontanément pour signaler une situation particulière (évolution de carrière, évolution ou non des conditions matérielles de travail par exemple).
la lettre d'annonce et les commandes
Elle est adressée quelques jours avant la visite. On y précise la liste des éléments nécessaires ou souhaitables. Il peut être pertinent d'en prendre connaissance d'une manière générale.