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la mise en place réussie d'un comité de pilotage de l'ENT

mis à jour le 30/03/2012


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un retour d'expérience sur l'installation et le fonctionnement du comité de pilotage pour un déploiement réussi d'e-lyco dans un collège

mots clés : e-lyco, ENT, usages, pratiques, pilotage, organiser, accompagner, communiquer, stratégie, comité de pilotage


Un chef d'établissement nous fait partager son expérience de pilotage pour accompagner la mise en oeuvre de l'ENT e-lyco dans son collège : il évoque la nécessaire délégation des tâches, le lien avec les moyens existants, la stratégie de calendrier et l'accompagnement de la communauté éducative.

Le contexte


Le collège François Viète (Fontenay-le-Comte - Vendée) est un établissement public (500 élèves - 38 enseignants) de la 1ère vague e-lyco, donc déployé au troisième trimestre 2010. L'objectif étant une appropriation générale de l'ENT dès la rentrée suivante (2010-2011), l'équipe de direction a mis en place très vite une structure d'accompagnement que nous décrivons ici.
 

Les objectifs (associés au développement d'e-lyco)


  • faire entrer l'ENT dans les pratiques pédagogiques
  • faire d'e-lyco un outil de communication au service de la réussite des élèves
  • faire du portail e-lyco une vitrine attractive de l'établissement

La prise en compte de l'existant


C'est une phase essentielle qui conditionne la réussite du projet.

Les points d'appui identifiésLes difficultés envisagées
  • la présence d'une personne ressource avec de solides compétences techniques
  • le processus e-lyco déjà engagé : certains personnels déjà sensibilisés
  • l'équipement numérique des familles / élèves (confirmé par une enquête du Conseil Général)
  • le déploiement technique nécessaire prévu (réseau, terminaux)
  • la formation reçue par les personnes ressources de l'ENT (l'administrateur, le coordonnateur pédagogique et le formateur relais)
  • la taille importante du chantier à mener
  • un espace à construire entièrement (quels usages privilégier ? pour qui ? quelles échéances ?)
  • les difficultés techniques de mutation
  • la prise en compte des outils TICE existants
  • de nouveaux outils obligatoires à déployer rapidement et simultanément : le cahier de textes numérique, LPC
  • l'arrivée d'un nouveau principal-adjoint (débutant dans la fonction) : méconnaissance du dossier
 

Finalement, la problématique peut se résumer à :

Comment réussir à gagner la confiance des personnels et à piloter le développement de ce dossier en tenant compte de tous ces paramètres ?

La stratégie de pilotage


4 principes à conserver tout on long du projet :
 
  • déléguer
  • rassurer
  • avancer par étapes
  • communiquer : rendre compte des avancées


Différents choix sont arrêtés dès le début d'année, mis en œuvre ensuite lors de différentes phases de communication, de réunions d'information, de formation.
  • Les périmètres de chacun sont définis dès le départ au sein de la direction : le dossier initialement partagé entre le principal et l'adjoint est finalement délégué entièrement à ce dernier.
  • La constitution d'un comité de pilotage est décidée : outil essentiel pour des prise de décisions concertées et un suivi opérationnel ; il facilite en outre une répartition des tâches.
  • Les personnes ressources sont choisies pour leur disponibilité et leur investissement dans l'établissement, leurs qualités relationnelles et leurs appétences techniques.
  • Pour que la démarche soit rassurante pour tous, il est prévu d'intégrer des outils existants (comme Pronote et son cahier de textes, avec migration programmée vers le cahier de textes e-lyco), et d'autres applications numériques (outils de suivi du Socle Commun,...).
  • Des stratégies sont élaborées pour faire de l'ENT le point d'entrée des utilisateurs vers des contenus (informations administratives, comptes rendus des conseils d'administration et des conseils pédagogiques, journal du collège, rubriques socle commun, productions des élèves,...) et des services incontournables (messagerie, agenda d'établissement,...).
  • On s'appuiera nécessairement sur des indicateurs, disponibles dans les tableaux de bord.

Le comité de pilotage


Le comité de pilotage se réunit chaque mois ; s'y ajoutent le cas échéant des réunions en comité restreint pour traiter des points particuliers..

Calendrier 
8/11 : 1ère réunion : - définition des rôles de chacun - décision de basculer de l'ancien site web vers le portail e-lyco au 01/01.

3/12 : réflexion sur les applications à déployer, selon quel rythme - répartition des tâches entre membres du comité - choix de classes-pilotes avant d'étendre aux autres classes

10/01 : retour d'enquête sur les usages en salle informatique - décision de développer les dossiers partagés - bilan positif de l'expérimentation conduite avec 2 classes - gestion du problème de récupération des mots de passe perdus

14/03 : multiples tâches : - travail sur l'espace parents - alimentation des rubriques - séjours pédagogiques de la semaine extraordinaire - argumentaire pour rassurer les équipes sur la messagerie en conseil pédagogique

15/03 : point sur le travail du comité et les perspectives en conseil pédagogique

19/04 : réunion expérimentation HDA

17/05 : organisation et contenu des 2 demi-journées de formations internes des 18 mai et 17 juin

19/05 : comité de pilotage ENT / HDA

fin juin : bilan et rapport annuel
compte-rendu comité de pilotage
Exemple de compte-rendu détaillé d'une réunion du comité de pilotage
(cliquer sur l'image pour accéder au document)

Les formations

Proposition d'actions encadrées par les personnes-ressources :
- deux journées de formation sur les fonctionnalités en direction de l'équipe éducative
- enquête sur les pratiques et les besoins
- ateliers sur les usages de l'ENT animés avec les élèves à l'occasion de la "semaine extraordinaire" (projet pédagogique pour les élèves qui restent dans l'établissement au moment où d'autres sont en séjour à l'étranger avec leurs professeurs) en mars  : expérimentation de scénarios pédagogiques avec les élèves (utilisations de la messagerie, des agendas, des porte-documents, de salles de chat, dans des situations pédagogiques, récupération de sites d'intérêt pédagogique dans les favoris (classes de 5è et 4è), alimentation de rubriques liées aux séjours par les blogs).

Nouvelles propositions après sondage et analyse des besoins  :  alternance de formations « à la demande » et programmées (reconductibles) : deux demi-journées en juin avec deux groupes de niveau :
contenu de  formation
Exemple d'organisation et de contenu d'une formation proposée
(cliquer sur l'image pour accéder au document)

La stratégie de communication


La chronologie :

Interne
(enseignants / communauté éducative)
Externe
  • bascule de l'ancien site vers e-lyco
  • usage de la messagerie interne et diminution progressive des documents imprimés remis dans les casiers
  • démonstration en conseil pédagogique de l'accès à LPC par un connecteur dans l'ENT
  • puis e-lyco comme point d'accès « unique » vers LPC (suppression de l'ancien accès)
  • création d'une rubrique actualité
  • présentation lors des portes ouvertes
  • présentation lors de la tournée des écoles primaires
  • envoi des courriers de création de comptes
  • usages de l'ENT vers l'extérieur
  • position dans les moteurs de recherche

Le bilan


Un premier bilan très positif :

  • des outils de plus en plus utilisés
  • une cohérence de l'ensemble du paysage numérique de l'établissement
  • une transition réussie de l'ancien site vers e-lyco
  • des rubriques de plus en plus alimentées
  • des applications regroupées et utilisées
  • des professeurs demandeurs de formations (internes) pour mettre en œuvre des scénarios pédagogiques expérimentés avec des classes pilotes (pris en compte lors de la rentrée 2011-12)

Les perspectives


Le déploiement se poursuit en 2011-2012  :

  • participation de l'établissement à l'expérimentation pilotée par le rectorat d'une rubrique Histoire des Arts dans e-lyco,
  • mise en place d'un classeur d'orientation individuel dans les porte-documents e-lyco élèves en interaction avec une rubrique orientation alimentée par les enseignants,
  • généralisation à toutes les classes et tous les enseignants de situations d'enseignement utilisant des scénarios pédagogiques dans e-lyco (accélérée par la mise en place de demi-journées de formation par le comité de pilotage pour les enseignants).

 
auteur(s) :

Antoine Guérin, Collège François Viète - Fontenay le Comte (85)

documents complémentaires

notice
La fiche de synthèse
à télécharger au format PDF
site web
Le portail e-lyco du collège
    http://viete.vendee.e-lyco.fr/

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