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partager des données dans la cellule de veille

mis à jour le 06/04/2012


vignette e-lyco etablissement

Comment communiquer en toute confidentialité au sein de la cellule de veille grâce à e-lyco ? Un établissement nous fait partager son expérience.

mots clés : e-lyco, ENT, usages, pratiques, pilotage, communiquer, collaborer


Dans un établissement scolaire, de nombreuses données sont confidentielles. Comment les rendre accessibles facilement aux personnes habilitées sans créer une atteinte à la sécurité ?

le contexte


La cellule de veille de l'établissement est un groupe restreint de personnels (Direction, Conseillère d'Orientation Psychologue (COP), Assistante Sociale, Infirmière, Conseiller Principal d'Education, Médecin scolaire) qui se réunit tous les quinze jours pour apporter un regard croisé avec les compétences de chacun sur des situations d'élèves complexes mêlant des difficultés d'ordre social, psychologique, médical aux répercussions scolaires importantes.
Les sujets abordés étant sensibles, les données recueillies au cours des échanges sont confidentielles.

Jusqu'ici, ces données étaient centralisées dans un tableur (simple d'utilisation et offrant des fonctionnalités de tri rendant le fichier facile à manipuler) partagé sur le réseau administratif de l'établissement.
Lorsque le fichier de la Cellule de veille est ouvert dans un tableur (Excel, Calc, ou autre) sur un ordinateur utilisé par plusieurs personnes, la confidentialité du fichier impose des manipulations techniques ; il est par exemple nécessaire d'effacer toutes traces du fichier (dossiers temporaires notamment) après son ré-enregistrement  afin d'éviter une ré-ouverture malencontreuse du fichier.

Par précaution, ce fichier ne contient jamais les noms et coordonnées des élèves, mais uniquement leurs prénoms et classes, ce qui est suffisant pour être identifiés par les membres de la cellule de veille.

tableau
Le tableau excel se présente sous forme : date de la cellule de veille, prénom de l'élève, classe de l'élève, problématique énoncée, solutions apportées, nom(s) de la ou des personnes qui suivent l'élève et enfin remarques.

Cela permet par la suite de filtrer ou trier les informations pour une meilleure exploitation et d'en assurer un bon suivi.

Des codes couleurs de cellules peuvent être utilisés pour alerter les uns et les autres sur des situations à revoir rapidement, ce qui évite de passer toutes les situations en revue à chaque réunion de la cellule de veille, et de ne pas passer à côté d'une situation urgente.

la problématique


De par leur fonction, la Conseillère d'orientation, le médecin scolaire ou l'assistante sociale sont amenés à partager leur temps de travail entre plusieurs lieux ; ainsi reçoivent-ils parfois les familles hors du lycée, comme au Centre d'Information et d'Orientation (CIO) pour la COP.
En-dehors de l'établissement, à moins d'en disposer d'une copie sur une clé USB, il est très difficile d'avoir accès au fichier de suivi des élèves pour les situations concernées.
Par ailleurs, pour des raisons de confidentialité et de paternité des données, la solution d'héberger ce type de document sur un service tierce privé (comme GoogleDoc) est inenvisageable.

L'arrivée de l'ENT est alors apparue comme le moyen d'assurer un accès sécurisé aux données confidentielles quel que soit le lieu, tout en favorisant les échanges grâce à des temps de réponse immédiats.

la mise en œuvre dans e-lyco


Une rubrique Cellule de veille a donc été créée dans l'espace réservé de l'ENT, avec un accès limité aux seuls membres de la cellule, le chef d'établissement en étant gestionnaire (gestion des membres, accession aux éléments supprimés).

Le service blog a été activé (chaque membre étant visiteur, seul le proviseur, gestionnaire, peut mettre à jour les documents lors des réunions de la cellule pour plus de sécurité ; on peu aussi ajouter d'autres membres comme rédacteurs avec mise en ligne pour déléguer ce droit), un article servant de support de consignes d'utilisation de la rubrique.

Le service agenda est aussi activé dans la rubrique pour arrêter le calendrier des réunions et en diffuser les dates aux membres de la Cellule de Veille.

- La première solution imaginée consistait à créer un article de blog par situation suivie avec un accès rapide par sommaire, l'ensemble des articles apparaissant automatiquement à droite du blog.

Les avantages de ce type de configuration sont indéniables : chacun peut annoter la fiche concernée en direct ; il n'y a pas de fichier associé, donc pas de copie de fichier possible sur une clé USB, ni de nécessité de disposer sur son ordinateur du logiciel tableur adéquat. Ainsi la confidentialité et la sécurité des données sont-elles facilement assurées.
 page e-lyco cellule de veille
la rubrique cellule de veille
fiche cellule de veille
une fiche de situation (article de blog)
(cliquer pour agrandir les images)



Parfaitement adaptée à un nombre de cas suivis limité, les fonctions de tri du tableur peuvent manquer à ceux qui doivent traiter davantage de cas ; en effet, difficile alors face au nombre de fiches de s'y retrouver parmi les situations, croiser les données ou effectuer des vues synthétiques de suivi.


- La seconde solution, retenue depuis, est d'une simplicité biblique : un unique fichier joint à l'unique article du blog (ou accessible par le service dossier).
Ainsi, pas de temps perdu pour accéder aux données.cellule de veille - article unique

Le fichier est mis à jour chaque fois que la cellule se réunit, et le fichier renommé en incluant cette date.

Trois inconvénients malgré tout :

  • Le fichier doit être téléchargé pour pouvoir travailler.
  • En cas de modification des données, il faut remplacer l'existant sur l'ENT.
  • Le risque qu'une copie du fichier circule n'est plus exclu.


L'utilisation d'un tableau directement saisi dans l'article de blog a aussi été envisagée, mais les fonctionnalités proposées étaient insuffisantes.
 

Le bilan


Les avantages de l'ENT :

  • un accès sécurisé par identification au fichier,
  • des données personnelles qui restent dans un environnement institutionnel,
  • un accès au fichier non tributaire du lieu et de l'horaire pour les personnels ayant plusieurs lieux de travail,
  • une qualité de service améliorée pour les familles.


Des limites
(pour la seconde solution) :

  • l'obligation à chaque lecture de télécharger le fichier,
  • en cas de modification du tableau, la nécessité de remplacer l'ancien par le nouveau, sans suivi automatique des versions.
 
auteur(s) :

P. Paul, Proviseur - Lycée Professionnel Ludovic Ménard (Trélazé - 49)

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