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Utiliser Google Documents

mis à jour le 29/12/2011


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Google Documents est une suite bureautique en ligne (sur le cloud!) Son utilisation permet un travail collaboratif en temps réel : plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur des ordinateurs différents et sur un même document.

Pour un travail de mise en commun d'informations, de résultats d'expériences, d'observations etc. cet outil peut compléter l'utilisation d'E-lyco qui reste plus avantageux du point de vue sécurité et confidentialité. Cette ressource donne simplement les informations de base qui permettent de s'initier à Google Documents. D'autres ressources montreront comment E-lyco et Google Documents peuvent s'avérer complémentaires.

mots clés : Google, production, partage


Créer un compte et accéder à Google Documents


Afin de pouvoir utiliser les services et applications de Google, il est nécessaire de s'y inscrire. On peut s'inscrire à titre personnel ou créer un compte pour une classe.

Aller sur le site de Google. En haut à droite, cliquer sur .Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur 

Compléter le formulaire et suivre les différentes étapes.

Voici les informations obligatoires à transmettre lors de l'inscription à Google :
- le prénom et le nom
- le nom d'utilisateur (de votre choix)
- le mot de passe
- la date de naissance
- le sexe
- les mots automatiques à recopier pour vérifier que vous n'êtes pas une machine qui crée le compte.
Il faut obligatoirement accepter les conditions d'utilisation et les règles de confidentialité de Google.
Le dernier choix (autoriser Google à utiliser vos informations) qui d'ailleurs est coché par défaut, n'est pas obligatoire!
Dans la seconde étape qui permet de créer votre profil, il faut savoir que celui-ci est public; il est alors préférable et surtout pas obligatoire d'y ajouter des informations personnelles, le nom du compte suffit.

Une fois le compte créé, et que vous êtes connecté, l'accès à Google Documents se fait par le menu horizontal de Google comme indiqué ci-dessus.

Ajouter des documents


Pour ajouter des documents, il est possible de les créer directement ou d'importer un document déjà existant. Dans le deuxième cas, il faudra veiller au respect du format utilisé. Les documents créés par la suite de Microsoft ou OpenOffice et LibreOffice restent sensiblement identiques!

En choisissant "CREER" plusieurs types de document peuvent être édités.


En choisissant "IMPORTER", il suffit de suivre les indications. Attention cependant, la capacité de stockage de base est de 1024Mo. Il est possible dans le paramètre de votre compte Google d'acheter de l'espace supplémentaire.

Remarque : Il est possible d'importer une image contenant du texte ou un pdf qui pourra alors être converti en document modifiable. Evidemment le convertisseur ne garantit pas la conservation de la mise en page. Pour cela il faudra cocher l'option d'importation "Convertir le texte de fichiers image ou PDF au format Google Documents".
 

Partager les documents


C'est la possibilité de partager les documents qui rend Google Documents très intéressant. Une fois les documents importés ou créés, il faut modifier le partage qui est par défaut inexistant.

  • Si la fenêtre avec l'ensemble des documents est ouverte, il faut sélectionner celui dont on veut modifier le partage puis choisir le menu "Autres" et "Partager"
  • Si le document est ouvert, il faut cliquer sur l'îcone "Partager"
Les fenêtres de paramétrage du partage sont très explicites. Pour modifier l'option de visibilité, il faut cliquer sur "Modifier...". Trois possibilités :

  • Une option "Privé" où seul l'auteur ainsi que des personnes ayant l'autorisation et un compte chez Google peuvent y accéder. Pour cela il faut renseigner le champ du bas en y ajoutant les adresses Gmail voulues.
  • Une option "Public" où tous les internautes peuvent accéder au document par l'intermédiaire du moteur de recherche.
  • Une option "Tous les utilisateurs disposant du lien" où seuls les internautes à qui vous avez donné l'adresse du document (le lien) pourront accéder au document. C'est plutôt cette option que l'on choisira pour un travail avec des élèves.

Pour les deux derniers types de partage (ceux qui ne nécessitent pas de connexion à Google), il est possible d'autoriser l'accès en lecture (par défaut) et en écriture. Pour cela, il faut renseigner "Accès" comme indiqué ci-dessous.

En choisissant "Modification autorisée" toutes les personnes et donc élèves ayant accès à votre document (et sans connexion à google) pourront modifier le document. Si plusieurs élèves accèdent en même temps au document, ils pourront tous le modifier en même temps.
 

Transmettre le lien à une classe


Pour transmettre le lien à des élèves, il faut naturellement que le document soit partagé avec l'option de visibilité "Tous les utilisateurs disposant du lien" et qu'il y ait un accès "Modification autorisée".

Le lien correspondant à l'adresse du document est disponible sur la dernière page du paramétrage du partage.
Si vous ne l'avez plus, il faut recommencer les étapes décrites précédemment comme si vous vouliez à nouveau modifier le partage.




Cette adresse est assez compliquée. Il faut alors la copier sur un support permettant aux élèves d'y accéder facilement, en créant un lien sur une page LibreOffice par exemple, mais le plus pratique est de l'insérer dans un article sur E-lyco (ou une autre page web). Certains types de documents (formulaire, graphique) peuvent être inséré directement dans une page Web.

Un exemple de document (type texte) en cliquant sur le lien suivant vous aurez accès à un document de type traitement de texte :
https://docs.google.com/document/d/1RKeeKcxPVGKJTYfGeASQLgDTLC29DPfZH_afI70L7Sw/edit
 

Accéder à un Google document via E-lyco


Tout d'abord, dans E-lyco, il faut se placer dans une rubrique accessible aux élèves et de préférence liée aux SVT.
 
Cliquer sur "la Trousse" et choisir "Modifier cet article" dans le menu déroulant. Pour insérer un lien dans l'article cliquer sur  dans la barre de modification de l'article.
Renseigner les différents champs en y plaçant l'adresse internet du lien.

Pour certains Google documents (comme les formulaires et les graphiques) il est possible d'insérer une balise HTML qui permet d'intégrer directement ce type de document dans l'article. Pour cela, cliquer sur dans la barre de modification de l'article, puis coller la balise récupérée dans Google documents.
 
auteur(s) :

David Boudeau, professeur de SVT au collège Jean Rostand des Herbiers

information(s) pédagogique(s)

niveau : Collèges tous niveaux, Lycée tous niveaux

type pédagogique : logiciel, didacticiel, tutoriel

public visé : enseignant

contexte d'usage : atelier, classe, espace documentaire, salle multimedia, travail autonome, travail à distance

référence aux programmes :

ressource(s) principale(s)

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Elyco, Google, production, formulaire, partage, TICE, mutualisation David Boudeau

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