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Le GAR : Foire aux questions
Comment est alimenté l'annuaire du GAR ?
L'annuaire du GAR est alimenté de données en provenance de SIECLE pour les élèves, les classes et les groupes, d'une part et de STSWeb pour les enseignants, les classes et les groupes, d'autre part.
Si les informations contenues dans ces deux systèmes d'information ne sont pas identiques (classes et groupes), l'annuaire sera incomplet dans le GAR.
Les informations relatives aux groupes contenues dans STSWeb doivent arriver dans SIECLE. Cette opération est manuelle, contrairement aux informations relatives aux classes qui elles sont remontées automatiquement entre STSWeb et SIECLE.
Quelles opérations sont à effectuer ?
Il faut réaliser depuis EDT l'opération suivante :
Menu > imports/exports-----> SIECLE> exporter les liens élèves/groupes
Puis, dans SIECLE, faire l'import :
Se mettre en « Mode mise-à-jour »
Dans le menu de gauche, choisir :Importation >Liens élève-groupe depuis logiciel privé
Sélectionner le fichier créé depuis EDT.
Le GAR propose des ressources organisées en «Familles».
Chaque famille est composée d’une collection de ressources, reliées à une « Mère de famille », comme par exemple une famille de manuels numériques du même type pour un éditeur, les banques de ressources numériques pour l’école (BRNE), etc… Les ressources d’une même famille partagent la même organisation et les mêmes services. C’est la mère de famille qui fédère ces services.
L’affectation de la mère de famille aux usagers permet de traiter et conserver les données des utilisateurs, assurant notamment le suivi des travaux d’élèves par les enseignants. L'attribution de la mère de famille est à faire avant toute attribution de ressources. Les « mères de famille » apparaissent dans la console d’affectation en plus des ressources autonomes et sont à affecter à tous les utilisateurs.
L’établissement est ainsi informé des services proposés par l’éditeur, l’affectation valide l’acceptation de cet abonnement spécifique. La ressource mère de famille peut être gratuite ou payante. Chaque famille est organisée comme un ensemble de ressources partageant une relation avec une ressource « mère de famille ».
Pour que les fonctionnalités de la famille puissent être utilisées, il faut que la mère de famille et la ressource proposée soient toutes les deux affectées à l’usager. Pour cela, les fournisseurs de ressources mettent en place un abonnement sur la mère de famille, fourni lors du premier abonnement sur une ressource de la famille.
Dans de nombreux cas, la mère de famille est une application qui ne dispose pas d’une interface utilisateur. Dans cette éventualité, elle n’apparaît pas dans le médiacentre.
En cas d’un premier abonnement à une ressource d’une famille, il faut :
- affecter d’abord la mère de famille aux usagers ;
- attribuer les exemplaires de la ressource proprement dite.
Les affectations de la mère de famille peuvent être faites très largement, par exemple à tous les enseignants et tous les élèves.
L’ordre dans lequel ces affectations sont faites est indifférent.
En cas d'ajout d’un abonnement à une famille déjà présentes, il suffit d’attribuer les exemplaires aux usagers qui bénéficient déjà d’une affectation pour la mère de famille.
Plus d'infos https://www.pedagogie.ac-nantes.fr/numerique-et-enseignement/numeritheque/gar/gar-ressources-pour-le-responsable-d-affectation-1181631.kjsp
Cette fonction permet la récupération de licences de plusieurs accédants, de façon analogue à celle pratiquée auparavant pour un seul accédant.
Mais il faut clarifier deux points :
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Cette fonction n'est valide que pour les ressources dont les licences sont "récupérables", donc uniquement celles en catégorie d'affectation "individuelle" et en type d 'affectation "transférable". Ces informations sont disponibles notamment dans les mails de notification des nouveaux abonnements. Il est donc normal de ne pas voir apparaître les abonnements aux ressources éduthèque, qui sont en mode "non transférable" (car ce sont des licences illimitées).
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De nombreuses remontées. font état de l'impossibilité d'affecter à nouveau une division ou un groupe après une désaffectation par lots. En effet, en cas d'affectation par groupe/division et de désaffectation d'utilisateurs du groupe, l'affectation reste présente sur le groupe, moins les usagers dont les affectations ont été retirées. Il n'est donc plus possible d'affecter à nouveau le groupe. Une évolution est en cours pour permettre de retirer l'affectation de l'ensemble du groupe, et donc de pouvoir le réaffecter à nouveau.
Actuellement, la date ne nous a pas été communiquée mais une action sera entreprise de façon à faire disparaître les ressources numériques obsolètes sans intervention nécessaire des établissements.
Lorsqu'une ressource est attribuée à des populations élèves et enseignantes depuis l'interface d'attribution des ressources du GAR, ces ressources ne sont pas toujours administrables par l'enseignant depuis sa vue du médiacentre.
Tout se passe comme si les élèves n'avaient pas accès à la ressource.
En fait, afin de garantir la minimisation de la circulation des données (demande RGPD), tant qu'un élève n'a pas cliqué sur la ressource, il n'apparaît pas dans la console "professeur" pour cette ressource.
Il faut donc inviter tous ses élèves à cliquer sur les ressources.
Cette actualité qui vient d’être publiée sur Éduthèque relaie cette information : https://www.edutheque.fr/actualite/article/lumni-pour-edutheque-arrive-bientot.html
https://gar.education.fr/fournisseurs-de-ressources/partenaires/
Dans la mesure où les usagers n'utilisent pas les ressources désormais regroupées dans Lumni de manière quotidienne, il a été décidé que pour le moment, lesite.tv, jalons, Arte et AFP resteraient quelques temps visibles dans la console et dans le médiacentre de façon à ce que l'ensemble des usagers aient l'occasion de prendre connaissance de l’existence de Lumni.
Actuellement, la date ne nous a pas été communiquée mais une action sera entreprise de façon à faire disparaître les ressources numériques obsolètes sans intervention nécessaire des établissements.
Dans le cas du point d'attention de la ressource PIX, il s'avère que "l'abonnement ne couvre pas l'année scolaire en cours".
En effet, le GAR considère la fin de l'année scolaire au 15 Août 2020.
L'abonnement de PIX quant à lui, prend fin le 14 Août 2020 à 23h59mn et 59 secondes. C'est cette différence de une seconde qui est la cause du point d'attention. Dans une démarche d'affectation, le message "l'abonnement ne couvre pas l'année scolaire en cours" apparaît clairement.
Le message est à titre informatif et n'est en rien bloquant.
Sélectionner la ou les ressources pour lesquelles vous souhaitez attribuer des exemplaires.
Les ressources qui n'ont encore aucun exemplaire attribué portent la mention "Nouvel abonnement". Les ressources dont la description dans le GAR répond aux critères niveau et discipline portent la mention "suggestion".
Il vous appartient de vérifier ces sélections, qui restent fondées sur des informations déclaratives.
✣ Sélectionnés: Nombre d'exemplaires de la ressource selectionnée pour une attribution ;
✣ Disponibles: Nombre d'exemplaires de la ressource encore disponibles pour une attribution ;
✣ Restants: Nombre d 'exemplaires de la ressource non sélectionnés ;
✣ Suggérés: Nombre d 'exemplaires de la ressource pour lesquels une attribution est suggérée.
✣ Attribués: Nombre d 'exemplaires de la ressource déjà attribués.
✣ Total: Nombre d 'exemplaires commandés de la ressource.
Le récapitulatif de l 'ensemble de vos sélections, affiché à gauche de l'écran, se met à jour au fur et à mesure des sélections et les sélections sont conservées même si vous interrompez votre travail ou que vous vous déconnectez. Attribuer les exemplaires ou annuler la sélection à l 'aide des boutons sous le récapitulatif.
Si un abonnement vous manque alors que tous les autres sont bien présents, vérifier avec l’éditeur ou le libraire concerné que l’abonnement a bien été spécifié pour le GAR.
Le ministère assure la protection des données personnelles pour les accès aux ressources produites par les élèves et les enseignants Le GAR est un traitement de données du ministère de l’éducation nationale. Le traitement de données GAR est sous la seule responsabilité du ministre chargé de l’éducation nationale. Les chefs d’établissement n’ont donc pas à inscrire ce traitement sur leur registre dans la mesure où ils ne déterminent ni les finalités ni les moyens du traitement. Les chefs d’établissement doivent seulement veiller à inscrire le ministre chargé de l’éducation nationale comme destinataire des données des traitements relatifs aux ENT qu’ils mettent en œuvre dans leur établissement et dont ils sont responsables de traitement, dans la mesure où les données qui alimentent le traitement GAR proviennent de ces ENT. Le schéma directeur des espaces de travail (SDET V6.2) propose un exemple de fiche registre avec la mention du GAR comme destinataire des données : http://eduscol.education.fr/sdet, Cet exemple peut être mis en forme avec le modèle éventuellement préconisé par le DPD académique). Le ministère met en œuvre le respect de la minimisation des données personnelles, vérifie leur proportionnalité pour le fonctionnement des ressources numériques et vérifie les conditions de sécurité appliquées par les éditeurs destinataires de ces données. Le GAR va également élargir cette responsabilité à l’utilisation des ressources, notamment l’hébergement des données produites sur les plateformes des éditeurs.
La majorité des ressources peut désormais être ré-attribuée en cours d’année à un groupe d’utilisateurs, en cas d’erreur d’attribution. Cette fonctionnalité est disponible pour les ressources transférables à 100%, ce qui veut dire que tous les exemplaires peuvent être réattribués à de nouveaux utilisateurs (par exemple si une ressource a été affectée par erreur à une classe). Remarque : les ressources avec un abonnement pour tout l’établissement ne nécessitent pas d’action spécifique de désaffectation et réattribution en cas de départ ou d’arrivée d’utilisateur(s) dans l’établissement.
Dans certains cas, plusieurs abonnements peuvent coexister pour une même ressource. Désormais, l’abonnement dont la date d’expiration est la plus lointaine est proposé en priorité pour l’attribution des exemplaires. Cette évolution permet à l’établissement de ne pas avoir à réattribuer une ressource en cours d’année scolaire.
Elle sert à accéder à l'interface d'administration du GAR pour attribuer des ressources numériques généralistes et gratuites (exemple Eduthèque, Jules devoirs faits en collège) ou payantes (manuels numériques, encyclopédies, etc.)
Le Responsable d'affectation ou RA (Personnels de direction) et le Responsable d'affectation délégué ou RAD (personne désignée par le chef d'établissement). Le RAD doit s’authentifier dans la mire en invité avec le compte du type "gar.RNE". À noter que par défaut les professeurs documentalistes ont également accès à ce service. Les manipulations d'attributions reviennent aux responsables d'affectation et responsables d'affectation délégués.
Le chef d'établissement doit, au préalable, vous avoir déclaré comme RAD depuis le module d'administration des RAD depuis le menu administration de l'ENT. Le fonctionnement de ce module est détaillé ici
Non, le RA ou le RAD doit attribuer la ressource. Le symbole ∞ (infini) indique que le nombre de licence est infini mais le responsable d'affectation doit attribuer la ressource à tous les élèves et enseignants. Il est conseillé pour ce type de ressource de faire une attribution par ressource.
Informations complémentaires : tutoriel vidéo ou fiche 3.1
Dans le Média-Centre.
Cela dépend du mode d'attribution.
Non, si la ressource a été attribuée à un groupe (division, groupe, ...). Après synchronisation avec l'annuaire académique, la personne quittant le groupe n'y aura plus accès et la personne y entrant la verra dans son média centre.
Oui, si la ressource a été attribuée individuellement. C'est le cas par exemple pour un remplacement d'enseignant.
Pour l'instant oui.
Il faut se référer à la politique documentaire de l’établissement et prévoir un temmps d'échanges entre les responsables d'affectation, les équipes éducatives et le service d'intendance de l'établissement.
Le GAR est une interface d’attribution des ressources numériques réservée aux RA et RAD. Le Media centre est accessible à tous (élèves et enseignants) pour accéder aux ressources numériques.
Pour l'instant cette possibilité n'existe pas.
Il vous faudra poster un ticket sur la plateforme l'assistance Amigo en utilisant cette adresse assistance.ac-nantes.fr
Dans le module "Applications et services métiers", choisir "enseignement et pédagogie".
Puis dans la description de la demande, indiquez pour la famille de produit : "accès à l'application (ens)" et pour le produit "Gestionnaire d'accès aux ressources GAR".
Pour avoir un suivi quantitatif de l'utilisation des ressources, vous utiliserez le module Statistique du portail GAR. La procédure est expliquée dans ce document.
Point de vigilance : les données recueillies ne doivent en aucune façon être affichées ou diffusées.
Sous la responsabilité du chef d'établissement, ces données sensibles servent uniquement d'aide à la décision dans le cadre du suivi de la politique documentaire.
Pour avoir un suivi qualitatif, vous pouvez vous baser sur le déclaratif des utilisateurs concernant leurs usages pédagogiques, par exemple dans le cadre des conseils pédagogiques.
numérique et enseignement - Rectorat de l'Académie de Nantes