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Le GAR : Gestionnaire d'Accès aux Ressources numériques
Rentrée 2022
Des informations en temps réel depuis e-lyco : inscrivez vous à l'espace de travail RAD.25/09 : Plusieurs établissements ont constaté qu'il n'est plus possible de filtrer les utilisateurs par "disciplines enseignées". Le support GAR nous donne cette information :
"Actuellement, l’équipe GAR travaille avec les éditeurs de ressources à la réduction de ce décalage."
15/09 : En plein accord avec France télévisions, les responsables Edutheque ont décidé de suspendre l’offre Lumni cinema. En effet, deux problèmes se conjuguent :
- un problème d’accès SSO non fonctionnel, que FTV n’a pas pu régler suite au départ du développeur initial.
- et une grosse difficulté au niveau des droits de diffusion des films, qui sont échus à part pour un film
En attendant une éventuelle résolution de ces problèmes, la ressource a été placée sous « bouton rouge », ce qui signifie que son accès est bloqué et qu’elle n’apparait plus dans les mediacentres.
Aucune affectation ne sera perdue au moment de la réactivation de la ressource.
15/09 : BRNE Equipe Réussite, j'ai remonté trois tickets au SAV Maskott et suis en échange avec eux depuis la semaine dernière. Tous les jours, nous procédons à de nouveaux tests suite aux réponses du SAV mais pour le moment, l'accès est toujours fermé.
14/09 : Accès à certaines ressources du GAR les 12 et 13 septembre :
Le médiacentre de certains utilisateurs s'est retrouvé vide sur ces deux journées. Le GAR nous informe ce jour que leurs équipes applicatives ont appliqué un correctif. Les ressources sont de nouveau visibles dans le médiacentre.
01/09- 16h00 : RENATER nous informe que le prestataire GAR a constaté quelques perturbations sur la console d’affectation. Une analyse est en cours par les équipes afin de trouver l'origine du problème et de pouvoir supprimer ces perturbations. Nous vous tiendrons informé de l'analyse et des impacts.>
01/09- 10h00 : L'annuaire du GAR a été purgé de tous ses utilisateurs cet été. L'annuaire pour la rentrée 2022 est désormais intégré. L'accès est fonctionnel pour les RAD et le mediacentre est visible pour les utilisateurs. Il faut bien sûr penser à attribuer les ressources en ce début d'année, comme vous le feriez avec les livres...
La lettre de rentrée et le nouveau guide utilisateur sont disponibles sur cette même page.
Les abonnements GAR sont en cours de passation par les fournisseurs de ressources, certains en mode automatique et d’autres en mode semi-manuel : si certains abonnements de l’établissement ou école sont encore manquants fin août dans la console d’affectation, le RA peut s’adresser à son gestionnaire de l’établissement en charge des commandes pour vérification auprès du distributeur commercial, et/ou un ticket au support GAR peut également être émis.
Cet été, comme depuis 2 ans, une opération a été réalisée avec l’accord des fournisseurs de ressources pour ramener dans le GAR au 15 août 2022 la fin d’abonnements qui qui avaient une date en septembre, octobre voire novembre, et qui sont en fait sont renouvelés pour la prochaine année scolaire. Lorsque les éditeurs ont donné leur accord cela simplifie le travail du responsable affectation qui voit un seul abonnement à la rentrée même si le GAR propose toujours l’abonnement qui court le plus loin en priorité d’affectation.
Les notifications d’affectation GAR : Il est rappelé qu’il est tout à fait possible à un responsable affectation de désabonner des notifications d’affectation GAR (pr ex au 1D) mais que du coup le responsable affectation perd les informations sur les nouvelles ressources à affecter etc., la bonne pratique consiste plutôt à créer la règle de gestion de messagerie dans un dossier dédié qui permet au RA de consulter ses messages seulement lorsqu’il le souhaite.
PIX : Les abonnements à PIX ont été passés dans le GAR avec des licences élèves de type « licence établissement » pour la rentrée 2022, rendant ainsi possible l’affectation à l’ensemble des élèves de l’établissement. Lors de l'arrivée d'un nouvel élève, la ressource lui sera aussi automatiquement affectée. A noter qu’aucune licence enseignant n’est disponible avec le GAR cette année.
Nouveaux profils utilisateurs pour la rentrée 2022. Le GAR élargit son service d’accès aux ressources aux personnels académiques non enseignants (inspecteurs pédagogiques, conseillers pédagogiques, formateurs académiques, de rectorat, DRAF, DSDEN ou de circonscription), qui pourront bénéficier du même environnement de travail et des ressources numériques, sur demande de la délégation académique au numérique.
Le G
Il est accessible depuis les services externes d'e-lyco, pour les seules personnes responsables d'affectation (RA) et responsables d'affectation délégués (RAD). Elles y accèdent en se connectant avec leur compte personnel académique.
Le module d'affectation des RAD se trouve dans le menu administration de votre portail privé e-lyco.
La procédure est décrite dans la fiche FP11 : gérer les RAD depuis l'ENT
Une fois les ressources affectées par le RA ou le RAD, les utilisateurs pourront y accéder depuis le Média Centre d'e-lyco.
Ressources
- Une carte mentale complète qui liste toutes les ressources par thème,, niveau, éditeur. DANE REIMS
- Un parcours d'auto formation qui reprend sous forme de courtes vidéos les fiches du RAD. DANE NANCY-METZ
- Formation du responsable d'affectation. DANE LYON
- Un espace de travail destiné aux RA et RAD sur e-lyco : inscription libre pour y participer. Espace de travail RAD
Les fiches d'aide du GAR
Les ressources numériques pour l'école
Qui peut attribuer les ressources au sein de l'école ?
Les types d'abonnements
Les compteurs d'exemplaires et de ressources
Attribuer une ressource numérique à un nouvel élève ou enseignant
Les familles de ressources
Retirer un exemplaire numérique à un utilisateur
Passage d'une année scolaire à l'autre
Le mode d'attribution par ressource
Attribuer des exemplaires numériques (par ressource)
Les filtres(attribution par ressource)
Le mode d'attribution par population
Attribuer des exemplaires numériques (par population)
Les filtres (attribution par population)
Les exemplaires manquants
Gestion des messages d'erreur
La visualisation des abonnements dans le portail GAR
Le suivi des statistiques de l'école
Peuplement des groupes pour des ressources specifiques
Conseils de mise en oeuvre
Avant d'utiliser le GAR :
1) mise en place d'une politique documentaire (qui commande, quoi , pour qui, quand,comment) : Exemple d'organisation (format pdf)
2) recueil des demandes des manuels numériques en un lieu unique sur un document (par exemple dans un espace de travail) : Classeur de recensement des ressources
3) s'assurer auprès de l'éditeur que la ressource passe bien par le GAR (et pas seulement en e-manuel) : Liste des titres GAR (le lien ne fonctionne qu'avec Firefox....)
4) négocier directement avec l'éditeur des licences supplémentaires pour les enseignants.
5) passer les commandes, placer les commandes et factures en annexe du document "recueil" (pour un accès aux données réellement commandées ultérieurement)
6) Déclarer les responsables d'affectation(RAD) qui auront accès au GAR et à l'attribution des ressources : Comment déclarer un RAD dans la console d'administration e-lyco
Opérations autres à réaliser
1) Dans EDT, réaliser l'export EDT>STSWeb avec la commande "imports-exports>STSWeb". Le détail de la procédure se trouve sur la page e-lyco du site ETNA. Si vous ne le faites pas, vous aurez dans le GAR vos classes de l'an passé !
2) Dans EDT, réaliser l'export EDT--->SIECLE avec la commande "imports-exports>SIECLE>Liaison élèves/groupes". Le détail de la procédure se trouve sur la page e-lyco du site ETNA. Si vous ne le faites pas, les groupes dans le GAR seront absents !
Vous pouvez maintenant utiliser le GAR
1) Dans le GAR : affecter toutes les mères de famille. Si vous le ne faites pas, vos ressources seront invisibles dans le médiacentre ou inaccessibles ou les ressources n'accepteront pas la gestion des contenus élèves ! voir la gestion des mères de famille
2) Affecter les ressources en adéquation avec le document "recueil" (point 2 "Avant d'utiliser le GAR").
3) Le module de "récupération par lot" des licences est fonctionnel, mais pas forcément pratique. Il faut parfois retirer licence par licence les affectations! Il faut 9 fois sur 10 rappeler l'éditeur pour "récupérer" ses licences. Soyez donc très précis dans l'affectation des licences !
4) Le principe de la minimisation des données récoltées fait que si un élève à qui on a attribué certaines ressources ne s'est pas connecté au moins une fois, alors l'enseignant ne verra pas l'élève dans sa console de gestion.
5) De même, pour certaines ressources, tant que l'enseignant n'a pas paramétré la ressource depuis le médiacentre, elle sera invisible pour les élèves.
6) L'attribution doit être faite pour les nouveaux arrivants et pour les élèves qui ont changé de classe.
Un problème ?
Les demandes d'assistance relatives au GAR passent, comme toutes les autres demandes, par la plate forme ITOP à l'adresse https://assistance.ac-nantes.fr
La plate forme d'assistance GAR n'est pas cencée prendre en charge des demandes des établissements. Dans tous les cas, la demande nous sera transmise, avec forcément des délais d'intervention allongés.
La foire aux questions ?
numérique et enseignement - Rectorat de l'Académie de Nantes