Une rubrique Cellule de veille a donc été créée dans l'espace réservé de l'ENT, avec un accès limité aux seuls membres de la cellule, le chef d'établissement en étant gestionnaire (gestion des membres, accession aux éléments supprimés).Le service
blog a été activé (
chaque membre étant visiteur, seul le proviseur, gestionnaire, peut mettre à jour les documents lors des réunions de la cellule pour plus de sécurité ; on peu aussi ajouter d'autres membres comme rédacteurs avec mise en ligne pour déléguer ce droit), un article servant de support de consignes d'utilisation de la rubrique.
Le service
agenda est aussi activé dans la rubrique pour arrêter le calendrier des réunions et en diffuser les dates aux membres de la Cellule de Veille.
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La première solution imaginée consistait à créer
un article de blog par situation suivie avec un accès rapide par sommaire, l'ensemble des articles apparaissant automatiquement à droite du blog.
Les avantages de ce type de configuration sont indéniables : chacun peut annoter la fiche concernée en direct ; il n'y a pas de fichier associé, donc pas de copie de fichier possible sur une clé USB, ni de nécessité de disposer sur son ordinateur du logiciel tableur adéquat.
Ainsi la confidentialité et la sécurité des données sont-elles facilement assurées.
la rubrique cellule de veille
| une fiche de situation (article de blog)
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(cliquer pour agrandir les images)
Parfaitement adaptée à un nombre de cas suivis limité, les fonctions de tri du tableur peuvent manquer à ceux qui doivent traiter davantage de cas ; en effet, difficile alors face au nombre de fiches de s'y retrouver parmi les situations, croiser les données ou effectuer des vues synthétiques de suivi.
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La seconde solution, retenue depuis, est d'une simplicité biblique :
un unique fichier joint à l'unique article du blog (ou accessible par le service dossier).
Ainsi, pas de temps perdu pour accéder aux données.
Le fichier est mis à jour chaque fois que la cellule se réunit, et le fichier renommé en incluant cette date.
Trois inconvénients malgré tout :
- Le fichier doit être téléchargé pour pouvoir travailler.
- En cas de modification des données, il faut remplacer l'existant sur l'ENT.
- Le risque qu'une copie du fichier circule n'est plus exclu.
L'utilisation d'un tableau directement saisi dans l'article de blog a aussi été envisagée, mais les fonctionnalités proposées étaient insuffisantes.